DECRETO 4112.010.20.0730 DE 2019
(diciembre 17)
Boletín Oficial No 203 Año 2019, diciembre 17
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
<NOTAS DE VIGENCIA: Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 2022>
Por el cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores y se dictan otras disposiciones
EL ALCALDE DE SANTIAGO DE CALI,
en uso de sus facultades legales contempladas en el artículo 315 de la Constitución Política Colombiana, el artículo 91 de la Ley 136 de 1994, modificado por el artículo 29 de la Ley 1551 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que el numeral 9o del artículo 315 de la Constitución Política de Colombia establece como atribución del alcalde la. ordenación de los gastos del ente territorial de acuerdo con el plan de inversión y el presupuesto.
Que en los Acuerdos que expiden los presupuestos generales de rentas, recursos de capital y apropiaciones para los gastos de Santiago de Cali del 1o de enero al 31 de diciembre de cada vigencia fiscal, debe estar incluida la autorización al señor alcalde para la constitución de las cajas menores, a través del director del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal.
Que en los decretos que liquidan el presupuesto se asigna el recurso al rubro de cajas menores.
Que el objeto de la creación de las Cajas Menores es sufragar los gastos ocasionados en virtud de las necesidades urgentes, imprevistas, inaplazables en el ejercicio de las funciones públicas, que por su urgencia y cuantía no pueden ser atendidas por los canales normales de la contratación.
Que se hace necesario ajustar y reglamentar las cajas menores creadas en la administración central territorial con el fin de disponer de unos mecanismos ágiles y oportunos en la ejecución presupuestal y contable de las mismas.
Que, en cumplimiento del control interno contable, se hace necesario actualizar los conceptos, bases, y procedimientos del manejo de las cajas menores, acorde con las necesidades de operatividad y el control del efectivo.
DECRETA:
ARTÍCULO PRIMERO. CAMPO DE APLICACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Quedan sujetos a las disposiciones del presente Decreto, los Organismos y dependencias que conforman el Presupuesto de la Administración Central Territorial, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de los Organismos y dependencias el buen uso de estas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.
ARTÍCULO SEGUNDO. DESTINACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El dinero que se entregue para el funcionamiento de las Cajas Menores debe ser destinado para sufragar gastos menores urgentes, imprevistos, inaplazables, ocasionados en el ejercicio del cumplimiento de las funciones públicas y necesarias para la buena marcha de la Administración, sin que los mismos sean sometidos al procesó general de compras.
ARTÍCULO TERCERO. DE LA CONSTITUCIÓN. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Las Cajas Menores autorizadas se constituirán para cada vigencia fiscal a través de resolución suscrita por el director del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal, en la cual se indicará el „ organismo y cuantía, de conformidad con el aforo de recursos asignados en la liquidación del presupuesto aprobado para cada vigencia.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para la Constitución de las cajas menores se requiere adjuntar a la solicitud de constitución, fotocopia del certificado de Disponibilidad Presupuestal, (CDP) y el oficio enviado por la Contaduría General del Municipio en donde conste monto y conceptos aprobados, el cual será enviado a los Organismos cuando hayan cumplido a satisfacción con el proceso de cierre de la- caja menor de la vigencia anterior.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Las solicitudes de constitución y primer giro serán atendidas solamente en los tres (3o) primeros meses de cada vigencia, excepto para las cajas menores que se creen posterior a este término.
A los organismos que no cumplan con el término señalado, la constitución de los giros corresponderá al valor equivalente al faltante para completar los 4o giros establecidos para la vigencia.
ARTÍCULO CUARTO. CAJAS MENORES ADICIONALES. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Cuando se requieran cajas menores adiciónales, se deberá elevar solicitud suscrita por el ordenador del gasto ante el director del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal para ser aprobadas por el COMFIS.
Esta solicitud debe contener la justificación técnica y económica de la necesidad y urgencia de la creación de una nueva caja menor, la cual deberá quedar anexa al respectivo Decreto de creación.
PARÁGRAFO. La aprobación de una nueva caja menor realizada por el COMFIS tendrá como recursos iniciales, el valor equivalente al faltante para completar los 4o giros que se realizan en la vigencia en que se constituyó.
ARTÍCULO QUINTO. DE LA APERTURA. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> La Apertura de las cajas menores se realizará posterior a la constitución de la misma, con la elaboración de la resolución de apertura expedida por cada ordenador del gasto en donde se especificará nombre, identificación y cargo del responsable. El valor asignado por vigencia fiscal para la caja menor se dividirá entre 4 trimestres, cuyo resultado corresponde a la base de la caja menor que se solicitarán en un giro inicial y reembolsos
El RPC para el primer giro debe expedirse por el valor establecido como base de la caja menor; el RPC de los reintegros por el valor de los gastos soportados y el ultimo RPC por el valor del saldo.
PARÁGRAFO PRIMERO. El funcionario responsable de la caja menor debe ser un servidor público diferente al ordenador del gasto que cumpla con lo establecido en el Decreto de competencias laborales, y a lo conceptuado por el subdirector de Gestión Estratégica de Talento Humano del Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional para el desarrollo de esta actividad, y responderá disciplinaria, fiscal y penalmente por las acciones y omisiones.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En los organismos donde no laboren profesionales con los cargos para los cuales el decreto de competencias laborales haya asignado la. responsabilidad del manejo de la caja menor, deberán solicitar al Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional concepto sobre el funcionario e identificar el cargo que ocupa para asumir dicha actividad, el cual deben anexar a la solicitud del primer giro.
PARÁGRAFO TERCERO. En. ausencia temporal o definitiva del funcionario responsable de la Caja Menor, los secretarios y/o directores de los Organismos deberán designar por resolución el reemplazo, indicando el periodo de su designación y exigir el acta de entrega firmada por los dos servidores públicos (saliente y entrante), las - conciliaciones mensuales y arqueos de caja menor por mes de vigencia de la caja menor.
Cuando no se haya designado quien reemplazará al funcionario que sale a disfrutar de sus vacaciones, el saliente elaborará el acta y arqueo de la caja menor y hará la entrega respectiva al ordenador del gasto, quien a su vez designará al responsable del manejo durante el período de vacaciones.
ARTÍCULO SEXTO. CUANTÍAS. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Dentro de cada vigencia fiscal, la cuantía de las Cajas Menores se establecerá de acuerdo con la siguiente clasificación.
| DEPENDENCIA | BASE DE APERTURA DE LAS CAJAS MENORES (Por trimestre) |
| Despacho del alcalde | HASTA 48 SMMLV |
| Despachos de Departamentos Administrativos | HASTA 6 SMMLV |
| Despachos de secretarios y Despachos de Direcciones Adscritas | HASTA 6 SMMLV |
| Subsecretarías, Subdirecciones, Unidades Administrativas Especiales y Oficinas | HASTA 3SMMLV |
ARTÍCULO SÉPTIMO. FUNCIONAMIENTO. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El objeto de cada gasto deberá corresponder al respectivo Ítem presupuestal, relacionado con cada código y cuenta contable.
Se debe solicitar y guardar fotocopia de la póliza colectiva de manejo global que ampara los recursos que constituyen la Caja Menor para cada vigencia, suministrada por el grupo de seguros de la Unidad Administrativa de Bienes y Servicios del ente territorial.
ARTÍCULO OCTAVO. CONCEPTO DE GASTOS ADMITIDOS POR CAJA MENOR. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Los gastos admitidos para ser sufragados con recursos de caja menor se detallan a continuación.
| CONCEPTO DEL GASTO DETALLE | DETALLE |
| Materiales y Suministros | Es la provisión y abastecimiento de productos ya sea material o de servicios, necesarios y útiles para satisfacer una necesidad. |
| Comunicación y Transporte | Además del pago de transporte terrestre urbano, intermunicipal y rural, cubre por este concepto los gastos de mensajería, correos, fax, y parqueaderos. |
| Mantenimiento | Pagos tendientes a la conservación y reparación de los bienes muebles del Municipio y gastos menores de reparación de los bienes inmuebles que sean de carácter urgente. |
PARÁGRAFO PRIMERO. En el concepto del gasto de materiales y suministros, el ordenador del gasto podrá autorizar gastos de alimentación que sean indispensables con ocasión de reuniones de trabajo y jornadas extendidas, detallando el tipo de actividad, y el número de personas. El consumo permitido por este concepto es hasta por 0.5 U.V. T, por almuerzo o cena, ajustado a valor vigente y a múltiplos de mil más cercano.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En el concepto de transporte el consumó diario permitido por persona es hasta por 0.70 U.V. T ajustado a valor. Actual vigente y a múltiplos de mil más cercano. El documento soporte debe especificar la ruta realizada.
El límite para consumo de transporte diario de las cajas menores del despacho del Alcaide será hasta de 1.62 U.V.T.; este límite no aplicará para eventos especiales que se programen desde el despacho del alcalde.
PARÁGRAFO TERCERO. En el concepto de mantenimiento se admite el gastó por des pinchada de llanta de los vehículos oficiales hasta por 0.7 U.V. T por factura, ajustado a valor actual vigente y a múltiplos de mil más cercano.
PARÁGRAFO CUARTO. La creación y/o modificación de los conceptos y montos asignados a las cajas menores debe hacerse únicamente al inicio de cada vigencia, previo a las " Resoluciones de Constitución y Apertura.
ARTÍCULO NOVENO. MANEJO DE LOS RECURSOS. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Para las cajas menores cuya cuantía sea igual o superior a seis (6o) salarios mínimos legales mensuales. vigentes, se requiere la apertura de cuenta bancada oficial autorizada y registrada por la Subdirección de Tesorería Municipal, en la que se depositarán los recursos recibidos por concepto de apertura y de reintegro de Caja Menor y donde permanecerán los mayores valores de los recursos disponibles.
Para las cajas menores de cuantía inferior a seis (6o) salarios mínimos legales mensuales vigentes, la apertura de la cuenta bancada será opcional, a consideración del responsable de la caja menor. La apertura de la cuenta bancada se rige por los procedimientos establecidos por la Subdirección de Tesorería Municipal.
PARÁGRAFO PRIMERO. Los gastos cancelados con recursos de la Caja Menor deben estar soportados por factura o documento equivalente originales, expedidos por el proveedor del bien o servicio a nombre de Santiago de Cali y con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario. Adicionalmente deben registrarse en el Sistema de Gestión Administrativa y Financiera Territorial (SGAFT) a través de la transacción- FBCJ- libro de caja, en el mismo período de expedición, con el detalle de la información que solicita la aplicación (número de documento, nombre beneficiario de pago etc.).
Cuando el documento equivalente expedido por el proveedor no obligado a facturar no cumpla con alguno de los requisitos exigidos en el Estatuto Tributario, se debe solicitar fotocopia del Registro Único Tributario (RUT).
PARÁGRAFO SEGUNDO. No se aceptarán soportes de gastos con fechas anteriores a la fecha del Registro Presupuestal de Compromiso (RPC) con el cual se solicitó el reembolso anterior.
ARTICULO DECIMO. CONTROLES. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El control fiscal de las cajas menores lo ejerce la Contraloría General del Municipio, y el control administrativo el Departamento Administrativo de Control Interno, de acuerdo con sus competencias; lo anterior, sin perjuicio de los controles internos que realizan los responsables de menores para garantizar el adecuado uso y manejo de los recursos.
PARÁGRAFO PRIMERO. La Contaduría General del Municipio dará lineamientos y directrices para el manejo y registro de las cajas menores, a través del instructivo de manejo y control que para tal efecto expida. Igualmente aprobará los gastos realizados con recursos de la caja menor teniendo en cuenta los principios y normas contables y tributarias vigentes.
ARTÍCULO DECIMO PRIMERO. GIROS. El giro correspondiente a la apertura de la caja menor se hará una vez cumplidos los requisitos de constitución y apertura, Para ello debe enviar a la oficina de la Contaduría General del Municipio los documentos soportes exigidos.
1. Resolución de constitución expedida de conformidad con el presente título.
2. Resolución de apertura
3. Certificado de disponibilidad Presupuestal-CDP-, y Registro Presupuestal de compromiso-RPC.
4. Fotocopia de la cédula del funcionario responsable de la caja menor
5. Copia de la fianza de manejo que ampara las cajas menores constituida por La entidad territorial.
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. REEMBOLSOS. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, y éstos no deben exceder el monto previsto en la respectiva asignación presupuestal por cada concepto.
La solicitud de reembolso debe presentarse cuando el consumo de efectivo de la caja menor sea igual o superior al 70% del valor base de la respectiva caja menor y deben tener una diferencia en tiempo entre una solicitud y otra de por lo menos setenta (70) días.
En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuéstales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
Una vez cumplido el proceso de revisión y aprobación de los gastos por parte del área líder del proceso, se enviará a la Subdirección de Tesorería Municipal para hacer efectivo el reintegro.
Cuando se solicite el último reintegro debe hacerse por el saldo disponible en el CDP, independiente del número de reembolsos solicitados, sin superar la base establecida para la caja menor.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. DE LA LEGALIZACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Para la solicitud de reintegro de las cajas menores, se deberá cumplir los requisitos que a continuación se detallan.
1. Oficio de solicitud de reembolso.
2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal C.D.P.
3. Registro Presupuestal de Compromiso R.P.C
4. Resolución de constitución de la caja menor en la vigencia, suscrita por el director del Departamento Administrativo de Hacienda
5. Resolución de apertura en la cual se indicará el funcionario responsable, suscrita por el ordenador del gasto del Organismo, y/o modificación cuando haya lugar.
6. Listado de gastos causados, generado en el Aplicativo SGAFT - SAP con las especificaciones establecidas en el instructivo.
7. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del funcionario responsable del manejo de la Caja menor.
El listado de los gastos causados generados en el aplicativo SGFT - SAP debe especificar nombre del proveedor y número de documento soporte del gasto.
PARÁGRAFO PRIMERO. Se debe adicionar la carpeta de gastas con el arqueo de caja, la conciliación y extracto bancario (cuando haya lugar) por cada mes de vigencia de la caja menor.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Legalización del cierre. Los dineros girados en el último reembolso que no fueron utilizados al cierre de cada vigencia deberán legalizarse en el mes de diciembre mediante consignación posterior a la revisión de los gastos ejecutados que no causan giro teniendo en cuenta las fechas de cierre emitidas por la Contaduría a través de circular.
PARÁGRAFO TERCERO. Cuando se cambie el responsable de la caía menor, deberá hacerse una legalización de los gastos realizados con corte a la fecha.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. DE LAS PROHIBICIONES. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> No se podrán realizar con recursos de la Caja Menor las siguientes operaciones.
1. Cancelar gastos que tengan el carácter de previsibles, permanentes y que puedan ejecutarse mediante el proceso general de contratación. (Algunos ejemplos. mantenimiento aire acondicionado, servicio aseo oficina, gastos protocolarios y otros)
2. Reconocer y pagar gastos por concepto de viáticos, gastos de representación, servicios personales y prestaciones sociales. No se podrán cancelar con recursos de caja menor ningún documento cuyo domicilio no corresponda a la ciudad de Santiago de Cali.
3. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
4. Comprar artículos de uso personal.
5. Realizar mantenimiento a vehículos (excepto la caja menor de Talleres- de la Secretaría de Infraestructura), tanqueo de combustible, cambio de aceite y lavado de los vehículos.
6. Adquisición de elementos decorativos; tales como. flores, portarretratos, persianas, etc.
7. Realizar desembolsos con destino a Organismos diferentes para la que fue - creada el fondo de Caja Menor.
8. No deben existir dineros faltantes ni sobrantes. Tampoco deben existir vales provisionales mayores a 5o días calendario y en ningún caso al cierre del mes.
9. Efectuar pagos de facturas de telefonía móvil celular y cualquier accesorio. relacionado con estos aparatos.
10. Efectuar gastos de servicios públicos.
11. Realizar pagos por propinas.
12. Compra de vajillas.
13. Reconocer y reintegrar facturas y/o documentos equivalentes que se hayan cancelado con tarjetas débito y/o crédito.
14. Fraccionar facturas (cuando por un mismo servicio se generan varias facturas dentro del mismo mes, se considera fraccionamiento y se deberá liquidar y pagar las retenciones inherentes a la sumatoria de las facturas fraccionadas. -excepto las facturas de servicio de comedor).
15. Aquellas facturas que especifiquen compra de algún tipo de licor.
PARÁGRAFO. Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no. se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. CANCELACIÓN DE LA CAJA MENOR. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. VIGILANCIA. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Corresponde a la. Contraloría General de Santiago de Cali ejercer la vigilancia y el control posterior en los términos establecidos en el artículo 268 de la Constitución Política.
Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar al Departamento Administrativo, de Control Interno.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. RESPONSABILIDAD. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del Tesoro Público Municipal para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de estos dineros.
ARTICULO DÉCIMO OCTAVO. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. <Decreto derogado por el artículo 19 del Decreto 4112.010.20.0961 de 30 de diciembre de 2022 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletín Oficial de Santiago de Cali, deroga el Decreto 411,0,20.0325 de mayo 31 de 2016 y demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santiago de Cali, a los diecisiete días del mes de diciembre del Año dos mil diecinueve
MAURICE ARMlTAGE CADAVID
Alcalde de Santiago de Cali.
