DECRETO 4110.20.0325 DE 2016
(mayo 31)
Boletín Oficial No. 88. Año 2016, junio 1
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
<NOTA DE VIGENCIA: Decreto derogado por el artículo 18 del Decreto 4112.010.20.0730 de 2019>
Por el cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores en las dependencias de la administración central municipal y se dictan otras disposiciones.
EL ALCALDE DE SANTIAGO DE CALI,
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el Artículo 315 de la Constitución, el Artículo 91 de la ley 136 de 1994, modificado por el Artículo 29 de la Ley 1551 de 2012, el Acuerdo 0390 de 2015 y
CONSIDERANDO
Que el Honorable Concejo Municipal de Santiago de Cali expidió el Acuerdo Municipal No. 0390 de 2015 "Por el cual se expide el Presupuesto General de Rentas y Recursos de Capital y Apropiaciones de Gasto del Municipio de Santiago de Cali, para la vigencia comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2016".
Que en el artículo 61 del citado acuerdo se establece que el registro presupuestal de los Ingresos y Gastos debe efectuarse en el Sistema de Gestión Administrativa y Financiero Territorial (SGAFT).
Que el artículo 63 Ibídem, señala que el Alcalde, a través del Director del Departamento Administrativo de Hacienda, expedirá la resolución de constitución de las Cajas Menores en las Dependencias de la Administración Central del Municipio, en el marco de las normas legales vigentes.
Que el objeto de la creación de las Cajas Menores es sufragar los gastos ocasionados en virtud de las necesidades urgentes, imprevistas, inaplazables en el ejercicio de las funciones públicas, que por su urgencia y cuantía no pueden ser atendidas por los canales normales de la contratación.
Que, por lo anterior, se hace necesario ajustar y actualizar la reglamentación de las cajas menores a fin de disponer de mecanismos agiles y oportunos para la buena marcha de la Administración,
Que, por lo expuesto,
DECRETA:
ARTÍCULO PRIMERO - CAMPO DE APLICACIÓN: <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Quedan sujetos a las disposiciones del presente Decreto, las Dependencias que conforman el Presupuesto de la Administración Central Municipal.
ARTÍCULO SEGUNDO. - DESTINACIÓN. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El dinero que se entregue para el funcionamiento de las Cajas Menores debe ser destinado para sufragar gastos menores urgentes, imprevistos, inaplazables ocasionados en el ejercicio del cumplimiento de las funciones públicas y necesarias para la buena marcha de la Administración, sin que los mismos sean sometidos al proceso general de compras.
ARTÍCULO TERCERO. - AUTORIZACIONES. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Las Cajas Menores deberán contar con la debida apropiación en el presupuesto aprobado para cada una de ellas; cuando se requieran Cajas Menores adicionales se deberá elevar solicitud suscrita por el ordenador del gasto ante el Director del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal para ser aprobadas por el CONFIS.
ARTÍCULO CUARTO. - DE LA CONSTITUCIÓN. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Las Cajas Menores autorizadas se constituirán para cada vigencia fiscal a través de Resolución suscrita por el Director del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal, en la cual se indicará: la dependencia y cuantía, de acuerdo a la apropiación anual del presupuesto.
PARÁGRAFO. Para la Constitución de las Cajas Menores se requiere adjuntar a la solicitud de constitución: el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), el Registro Presupuestal del Compromiso (RPC) y la distribución del monto asignado por conceptos.
ARTÍCULO QUINTO. - DE LA APERTURA. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Para la Apertura de las Cajas Menores se requiere además de los documentos señalados en el parágrafo del artículo Cuarto, la Resolución de Constitución de la Caja Menor de la Dependencia, copia de la misma debe remitirse a la Contaduría General del Municipio.
PARÁGRAFO PRIMERO. El responsable de la Caja Menor debe ser un Servidor Público de planta diferente al que autoriza el gasto, el cual debe mencionarse en la Resolución de Apertura de la Caja Menor.
PARÁGRAFO SEGUNDO. En ausencia temporal o definitiva del Servidor Público responsable de la Caja Menor, los titulares de las Dependencias deberán encargar a través de Resolución el reemplazo indicando el periodo de su designación, además se exigirá el acta de entrega suscrita por los dos Servidores Públicos (saliente y entrante).
PARÁGRAFO TERCERO. La creación y/o modificación de los conceptos y montos asignados a las Cajas Menores debe hacerse únicamente al inicio de cada vigencia, previo a la Resolución de Constitución y Apertura.
ARTÍCULO SEXTO. - CUANTÍAS: <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Dentro de cada vigencia fiscal, la cuantía de las Cajas Menores se establecerá de acuerdo a la siguiente clasificación:
| DEPENDENCIA | CUANTIA MAXIMA DE APERTURA POR CADA CAJA MENOR |
| Despacho del Alcalde | 16 SMMLV |
| Despachos de Departamentos Administrativos | 6 SMMLV |
| Despachos de Secretarios | 6 SMMLV |
| Despachos de Direcciones Adscritas | 6 SMMLV |
| Subdirecciones y/o Subsecretarías | 3 SMMLV |
ARTICULO SÉPTIMO. - FUNCIONAMIENTO. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El objeto de cada gasto deberár corresponder al respectivo ítem presupuestal, relacionado con cada código y cuenta contable.
ARTÍCULO OCTAVO - MANEJO DE LOS RECURSOS. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Para las Cajas Menores cuya cuantía es igual o superior a seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se requiere la apertura de cuenta bancaria Oficial autorizada y registrada por la Subdirección de Tesorería de Rentas del Municipio, en la que se depositaran los recursos recibidos por concepto de apertura y de reintegros de Caja Menor.
Para las Cajas Menores de cuantía inferior a seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes la apertura de la cuenta bancaria será opcional, a consideración del responsable de la Caja Menor. La apertura de las Cuentas Bancarias se rige por los procedimientos establecidos por la Subdirección de Tesorería de Rentas.
PARÁGRAFO PRIMERO. Los Servidores Públicos designados en la Resolución de apertura para el manejo de las Cajas Menores serán responsables disciplinaria, fiscal y penalmente por las acciones y omisiones; igualmente deberán conocer y guardar (fotocopia) de la póliza colectiva de manejo global que ampara los recursos que constituyen la Caja Menor para cada vigencia, suministrada por el área de seguros del Municipio.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Los gastos cancelados con recursos de la Caja Menor deben estar soportados por factura o documento equivalente expedido por el proveedor y deberá registrarse en el Sistema de Gestión Administrativa y Financiera Territorial (SGAFT) a través de la transacción FBCJ libro de caja, en el mismo período que se generaron, con el detalle de la información que solicita la aplicación.
El responsable del manejo de la Caja Menor debe verificar que los documentos soporte del gasto estén expedidos a nombre del Municipio Santiago de Cali en originales, con el número de identificación y nombre o razón social del Proveedor, concepto del gasto y valor de la operación. Las personas naturales del Régimen Simplificado que no están obligados a expedir factura de venta deben elaborar un Documento Equivalente acompañado del RUT, que cumpla los requerimientos del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO NOVENO. - CONTROLES. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El control Fiscal de las Cajas Menores lo ejerce la Contraloría General del Municipio y el control Administrativo la Dirección de Control Interno y Gestión de Calidad, de acuerdo con sus competencias; sin perjuicio de los controles internos que realizan los responsables de las Cajas Menores para garantizar el adecuado uso y manejo de los recursos.
PARÁGRAFO. La Oficina de la Contaduría General del Municipio dará lineamientos y directrices para el manejo y registro de las Cajas Menores, a través de la expedición de un Instructivo para el Manejo y control de Cajas Menores.
ARTÍCULO DECIMO. - GIROS Y REEMBOLSOS: <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El giro correspondiente a la apertura de la Caja Menor se hará una vez se cumplan los requisitos de Constitución y Apertura; para ello se deberán remitir a la oficina de la Contaduría General del Municipio los documentos soporte exigidos.
El reembolso se hará en la cuantía de los gastos realizados y este no debe exceder el monto previsto en la respectiva asignación presupuestal por cada concepto.
PARÁGRAFO PRIMERO. El reembolso se podrá solicitar cuando se haya agotado como mínimo el 70% de la cuantía de apertura de la Caja Menor de la dependencia. El último reembolso se hará por el saldo disponible en el CDP, independiente del número de reembolsos solicitados, sin superar la base establecida para la respectiva Caja Menor.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Cumplido el proceso de revisión y aprobación de gastos por parte del área líder del proceso, la solicitud de reembolso será enviada a la Subdirección de Tesorería de Rentas para hacer efectivo el reintegro.
PARÁGRAFO TERCERO. - CIERRE DE LA VIGENCIA. Los dineros que hayan quedado al final de cada vigencia deberán ser consignados en las cuentas de la Tesorería Municipal antes de finalizar el mes de diciembre de cada año, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el área líder del proceso de Cajas Menores en la circular de cierre, posterior a la legalización de los últimos gastos, los cuales no serán reembolsados.
ARTÍCULO DECIMO PRIMERO. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Conceptos de gasto admitidos por Caja Menor:
| CONCEPTO DEL GASTO | DETALLE |
| Materiales y Suministros Caja menor | Es la provisión y abastecimiento de productos ya sea material o de servicios, útiles e indispensables para satisfacer una necesidad de funcionamiento de la administración, hasta por el 10% de la base o cuantía máxima de la Caja Menor. Incluye los gastos de alimentación que sean indispensables, con ocasión de reuniones o extensiones de la jornada de trabajo, hasta por 0,5 UVT por participante. |
| Comunicación y Transporte Caja menor | Corresponden a los gastos de mensajería, correo, fax, peajes y parqueaderos, hasta por el 10% de la base o cuantía máxima de la Caja Menor. Incluye el pago de transporte terrestre urbano, rural e intermunicipal, hasta por 0,7 UVT por persona/ día |
| Mantenimiento Caja menor | Corresponde a los gastos tendientes a la conservación y reparaciones menores de los bienes muebles e inmuebles del Municipio con carácter urgente, hasta por el 10% de la base o cuantía máxima de la Caja Menor. Incluye la despinchada de llantas de vehículos adscritos a la dependencia, hasta por 0,7 UVT. ,4í |
ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> - Prohibiciones: No se podrán realizar con recursos de la Caja Menor, las siguientes operaciones:
1. Cancelar gastos que tengan el carácter de previsibles y permanentes.
2. Pagar viáticos, propinas, gastos de representación, servicios personales, honorarios, remuneración de contratos y prestaciones sociales.
3. Cambiar cheques o efectuar préstamos.
4. Abastecer de combustible, cambiar aceite y hacer mantenimiento a los vehículos, excepto en las cajas menores que tienen reglamentación especial.
5. Adquirir elementos decorativos, vajillas y telefonía móvil, incluyendo el pago del servicio.
6. Realizar desembolsos con destino a dependencias diferentes para la que fue creado el fondo de Caja Menor.
7. Fraccionar pagos, se considera que hay fraccionamiento cuando se realizan varios pagos por un mismo servicio.
PARÁGRAFO. No podrán existir faltantes, ni sobrantes de dinero, ni vales provisionales que tengan más de cinco (5) días calendario, y en las cuentas bancadas solo podrán depositarse los recursos correspondientes a la Caja Menor.
ARTÍCULO DECIMO TERCERO. <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Para facilitar el manejo de las Cajas Menores, la Oficina de la Contaduría General del Municipio, expedirá el instructivo Para el manejo Administrativo y Contable de Caja Menor de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali.
ARTÍCULO DECIMO CUARTO. - DEROGATORIAS: <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> Este Decreto deroga el Decreto Municipal 411.20.0015 del 25 de enero de 2011 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
ARTÍCULO DECIMO QUINTO. - VIGENCIA: <Decreto derogado por el artículo 18 el Decreto 4112.010.20.0730 de 2019 de la Alcaldía de Santiago de Cali> El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición y se publicará en el Boletín Oficial del Municipio de Santiago de Cali
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santiago de Cali, a los treinta y un (31) días del mes de mayo del año Dos Mil Dieciséis (2016).
MAURICE ARMITAGE CADA\/ID
Alcalde de Santiago de Cali
