DECRETO 4110.20.0652 DE 2017
(septiembre 29)
Boletín Oficial No. 142. Año 2017, octubre 3
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
Por el cual se reglamenta el saneamiento contable de que trata el artículo 355 de la ley 1819 de 2016, se crea el comité de seguimiento y sostenibilidad contable y se dictan otras disposiciones.
EL ALCALDE DE SANTIAGO DE CALI,
en ejercicio de sus atribuciones Constitucionales y Legales, en especial las conferidas en el Artículo 315 de la Carta Política, en concordancia con el artículo 29 de la Ley 1551 de 2012, y Acuerdo 410 de 2017,
CONSIDERANDO
1. Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, eficiencia, responsabilidad, transparencia, imparcialidad y publicidad.
2. Que en virtud de los principios citados las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado.
3. Que el numeral 1 del artículo 315 de la Constitución Política, señala como atribución del Alcalde, entre otras, la de cumplir y hacer cumplir la constitución, la ley, los decretos del gobierno, las ordenanzas y los acuerdos del concejo.
4. Que el numeral 3 ibídem, le atribuye, dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y de la prestación de los servicios a su cargo
5. Que el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia establece que corresponden al Contador General de la Nación fas funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país para todo el sector público, desarrollado mediante la ley 298 de 1996.
6. Que la Ley 1314 de 2009, de intervención económica, señaló como objetivo el de dirigir la acción del estado hacia la convergencia de normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares internacionales de aceptación mundial.
7. Que la Contaduría Genera! de la Nación, en uso de las atribuciones establecidas en la Ley, expidió la Resolución 357 de 2008, "Por el cual se adapta el procedimiento de control interno contable y de repode del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación", la cual en su numeral 3 establece los elementos mínimos que las entidades públicas deberán observar con el propósito de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
8. Que mediante la Resolución 533 de 2015, y sus modificaciones, la Contaduría General de la Nación, incorporó en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo para entidades de gobierno, el cual está integrado por el marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera; las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos; los procedimientos contables; las guías de aplicación; el catálogo general de cuentas y la doctrina contable pública.
9. Que mediante Resolución 620 de 2015, la Contaduría General de la Nación, incorporó el Catálogo General de Cuentas al Marca Normativo para Entidades de Gobierno, modificado mediante Resolución 468 de 2016.
10.Que la Contaduría General de la Nación, expidió la Resolución 193 de 2016, "Por la cual Incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable" la cual en el numeral 3.2 de Gestión del Riesgo Contable, establece elementos y actividades de control interno para gestionar el riesgo contable, con el propósito de lograr una información financiera que cumpla con las características cualitativas previstas en los marcos normativos; derogando a su vez la Resolución 357 de 2008, y demás disposiciones que le sean contrarias a partir del 1 de enero de 2018.
11 Que mediante la Resolución 693 de 2016 la Contaduría General de la Nación, modificó el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, contenido en la Resolución 533 de 2015, Resolución 620 de 2015, Resolución 468 de 2016, y demás normas de procedimiento contable y documental estableciendo que dicha regulación aplicará a partir del 1o de enero de 2018, señalando igualmente que el periodo de transición del Instructivo 002 de 2015, es el 1o de enero de 2018 y para la determinación de los saldos iniciales a dicha fecha se tomará como punto de partida (os saldos registrados a 31 de diciembre de 2017.
12.Que mediante el Instructivo No. 002 de 2015, la Contaduría Genera! de la Nación, impartió instrucciones para la transición al Marco Normativo para Entidades de Gobierno, indicando las principales actividades que deberán ser realizadas por las entidades territoriales, que garanticen que los saldos iniciales cumpla con los criterios de reconocimiento, medición, presentación y revelación establecidos en el Marco normativo, las cuales podrán generar incorporaciones, bajas, reclasificaciones o mediciones, de una manera distinta, de elementos que a diciembre 31 de 2016, no se hayan reconocido como activos, pasivos o patrimonio o que habiendo sido reconocidos se hayan medido de una manera distinta.
13. Que la Corte Constitucional a través de la Sentencia 0487 de 1997 se pronunció respecto de la competencia del Contador General de la Nación y de la Contaduría General de la Nación. "(…) Las decisiones que en metería contable adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los "productos finales", entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado
14. Que la ley 1819 de 2016, "Por medio de la cual se adopta una reforma tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones", estableció en su artículo 355, Saneamiento Contable, que "Las entidades territoriales deberán adelantar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la Ley 1739 de 2014 modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015. El término para adelantar dicho proceso será de dos (2) años contados a partir de la vigencia de la presente ley. El cumplimiento de esta obligación deberá ser verificado por las contratarías territoriales".
15. Que mediante Resolución 107 del 30 de marzo de 2017, la Contaduría General de la Nación reguló el tratamiento contable que las entidades territoriales deben aplicar durante los años 2017 y 2018 para dar cumplimiento al saneamiento contable establecido en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016, modificando a su vez el catálogo general de cuentas con el fin de facilitar el registro y control de tas ajustes que se hagan con ocasión del proceso de saneamiento.
16. Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 por la cual se expide el código disciplinario único, define como falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el sistema nacional de contabilidad pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.
17. Que frente al proceso de saneamiento contable, la Procuraduría General de la Nación y la Contaduría General de la Nación, mediante Circular Conjunta 002 de Marzo 8 de 2017, indica que La responsabilidad de este proceso estará a cargo del representante legal quien deberá coordinar todas las acciones administrativas necesarias para garantizar que en tas estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad contable pública, por lo tanto, se deberá establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan su patrimonio, depurando los valores a que haya lugar como lo establece la técnica contable(…)
18. Que el Concejo Municipal mediante el Acuerdo Municipal 0410 de marzo de 2017, articulo 4, autorizó al Alcalde de Santiago de Cali para que a través de las diferentes dependencias funcionales de la administración municipal, de aplicación a lo previsto en el artículo 59 de la Ley 1739 de 2014, modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015, para que adelanten las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable de las obligaciones de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial del Municipio,
Que en virtud de lo expuesto anteriormente, el Alcalde de Santiago de Cali, a fin de garantizar que la información financiera que se presente en los primeros estados financieros conforme al marco normativo para entidades de gobierno, es decir, aquellos que se presenten con corte al 31 de diciembre de 2018, cumplan con las características cualitativas fundamentales de la información financiera (Relevancia y Representación fiel) de que trata el marco conceptual para la preparación y presentación de Información financiera del marco normativo para entidades de gobierno,
DECRETA.
DE LA REGLAMENTACIÓN DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE Y TRANSICIÓN AL MARCO NORMATIVO PARA ENTIDADES DE GOBIERNO CONVERGENCIA NICSR.
ARTÍCULO PRIMERO. Reglamentar el proceso de saneamiento contable que deberán adelantar durante los años 2017 y 2018, los organismos y dependencias funcionales de la administración central, que generan, administran y/o suministran información al proceso contable
ARTÍCULO SEGUNDO. Para efectos del proceso de saneamiento contable, téngase en cuenta las siguientes definiciones.
- Depurar: Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten el patrimonio público, con base en los saldos que se hayan identificado. La depuración implica identificar, eliminar partidas que no están debidamente respaldadas o soportadas, o incorporar partidas por derechos, bienes u obligaciones que no han sido reconocidos en la información financiera, acopiando para ello la información y documentación suficiente y pertinente que sirva de soporte a los saldos y registros realizados con ocasión del proceso de depuración.
- Características Cualitativas: Son los atributos que la información financiera debe tener para que sea útil a los usuarios; es decir, para que contribuya con la rendición de cuentas, la toma de decisiones y el control, las cuales se clasifican en fundamentales: relevancia, representación fiel, y de mejora: verificabilidad, oportunidad, comprensibilidad y comparabilidad.
- Documento soporte: Documentos internos o externos, que respaldan las operaciones realizadas por la entidad, los cuales deberán cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad. Comprenden las relaciones, escritos, contratos, actos administrativos, escrituras, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, entre otros, o mensajes de datos, y que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realice la entidades contable pública.
- Gestión Administrativa: Actividades que permitan acopiar la información y documentación suficiente y pertinente que demuestre la existencia de los bienes; derechos y obligaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuración, gestionando los recursos financieros, de sistemas, materiales y recurso humano requeridos para el logro del objetivo.
- Hecho económica: Suceso derivado de las decisiones de gestión de los recursos de la entidad, que da origen, modifica o extingue algún elemento de los estados financieros,
- Marco Normativo para entidades de Gobierno: Emitido por la Contaduría General de la Nación, aplicable a las entidades que se encuentran bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública y que, según su función económica, se clasifican como entidades de gobierno, el cual comprende el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera; las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos; los Procedimientos Contables; las Guías de Aplicación; el Catálogo General de Cuentas y la Doctrina Contable Pública.
- NICSP: Normas internacionales de Contabilidad del Sector Público – Referente teórico y metodológico de ¡a regulación contable pública, que sirvió de base para desarrollar el marca normativo aplicable a las entidades de gobierno.
- Proceso Contable: Es el conjunto ordenado de etapas, que tiene como propósito el registro de los hechos económicos conforme a los criterios de reconocimiento, medición y revelación establecidos en los respectivos marcos normativos, de tal manera que la información financiera que se genere atienda las característica cualitativas definidas en los mismos.
- Saneamiento Contable: Consiste en establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan el patrimonio de la entidad, depurándolos para proceder si fuera el caso a su eliminación o a su incorporación, de conformidad con el marco normativo contable vigente, a fin de reflejar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad, y que ésta cumpla con las características cualitativas previstas en los marcos normativos del Régimen de Contabilidad Pública.
ARTÍCULO TERCERO. GESTIONES ADMINISTRATIVAS: Ordenar a los jefes de los organismos y dependencias funcionales de la administración central que durante los años 2017 y 2018, adelanten el proceso de saneamiento contable, realizando todas las gestiones administrativas necesarias para identificar y establecer la existencia real de bienes, derechos u obligaciones,
ARTÍCULO CUARTO. AUTORIZACIONES: Autorizar a los jefes de los organismos y dependencias funcionales de la administración central para que durante los años 2017 y 2018 expidan los actos administrativos en los temas de su competencia, que sustenten y soporten la incorporación o retiro de bienes, derechos y obligaciones que afecten la situación financiera de la entidad r teniendo en cuenta los siguientes criterios:
- Para los Bienes y derechos:
a) retiro de valores que no representen derechos o bienes ciertos para el Municipio de Santiago de Cali;
b) retiro de derechos que no es posible hacer efectivos mediante la jurisdicción coactiva;
c) retiro de derechos respecto de los cuales no es posible ejercer cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción (caducidad o prescripción),
d) retiro de derechos que carecen de documentos soporte idóneo que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su cobro o pago
e) retiro de derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia el municipio de Santiago de Cali;
f) retiro de valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;
g) retiro de derechos cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate;
h) incorporación de valores que representen bienes o derechos para la entidad territorial y que no se encuentren incorporados en la Información financiera.
- Para las Obligaciones
a) retiro de obligaciones reconocidas sobre las cuales no existe probabilidad de salida de recursos, que incorporan beneficios económicos futuros o potencial de servicio;
b) retiro de obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de cobro por parte de terceros;
c) retiro de obligaciones reconocidas que carecen de documentos soporte idóneo que permitan adelantar los procedimientos pertinentes para su pago.
d) retiro de obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la Ley ha establecido su cruce o eliminación;
e) incorporación de valores que representen obligaciones para el municipio de Santiago de Cali, y que no se encuentren incorporados en la información financiera.
ARTÍCULO QUINTO. ACTOS ADMINISTRATIVOS: Los actos administrativos emitidos durante los años 2017 y 2018, en los que se sustente y soporte la incorporación o retiro de bienes, derechos y obligaciones que afecten la situación financiera de la entidad, se expedirán mediante resoluciones suscritas por el jefe del organismo o el de la dependencia en los asuntos y temas de su competencia funcional, remitiendo copia de los mismos al Secretario Técnico del Comité de Seguimiento y Sostenibilidad Contable.
ARTÍCULO SEXTO. REUNIONES TÉCNICAS: Los Jefes de Organismos y dependencias funcionales de la administración central del Municipio de Santiago de Cali, que generan, administran o suministran información al proceso contable, asistirán obligatoriamente a las reuniones o mesas de trabajo que la Oficina de la Contaduría General del Municipio convoque, encaminadas al cumplimiento del proceso de saneamiento contable, transición e implementación del marco normativo para entidades de gobierno convergencia NICSP, requeridas para la determinación de los saldos iniciales al 1 de enero de 2018 y emisión de los primeros estados financieros al 31 de diciembre de 2018.
PARÁGRAFO. El jefe de Oficina de la Contaduría General del Municipio, convocará a las reuniones o mesas de trabajo que se lleven a cabo, al Director del Departamento Administrativo de Control Interno o su delegado, al Director y/o Subdirectores del Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y a cualquier otro funcionario que sea necesario.
ARTÍCULO SÉPTIMO. LINEAMIENTOS CONTABLES DEL PROCESO DE SANEAMIENTO. La Oficina de la Contaduría General del Municipio en el marco de sus competencias y conforme a le establecido en la resolución 107 de marzo de 2017 y sus modificaciones, impartirá los lineamientos para el tratamiento contable de las depuraciones por Incorporación o retiro de bienes, derechos u obligaciones que se lleven a cabo durante el año 2017 y 2018 que sean objeto de saneamiento contable y/o depuración contable por encontrarse en una o varias de las situaciones enunciadas en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016, numeral 3.1 de la Resolución 357 de 2008, numeral 3.2.15 de la Resolución 193 de 2016 emitidas por la Contaduría General de la Nación, teniendo en cuenta los criterios de reconocimiento y medición vigentes para cada año de aplicación.
ARTÍCULO OCTAVO. LINEAMIENTOS CONTABLES DEL PROCESO TRANSICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL MARCO NORMATIVO ENTIDADES DE GOBIERNO CONVERGENCIA NICSP. La Oficina de la Contaduría General del Municipio en el marco de sus competencias, impartirá los lineamientos para el tratamiento contable de los ajustes que por efecto de la transición al nuevo marco de regulación deban realizarse, conforme a lo establecido en el Instructivo 002 de Octubre de 2015 para la emisión de los saldos iniciales al 1 de enero de 2018, que cumpla los criterios de reconocimiento y medición contenidos en la Resolución 533 de 2015, sus modificaciones y normas complementarías
ARTÍCULO NOVENO. APOYO TECNOLÓGICO: El Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, deberá brindar el apoyo tecnológico en la incorporación de registros y generación de reportes de información en los diferentes módulos del Sistema de Gestión Administrativa y Financiera Territorial-SGAFT, requeridos tanto en el proceso de saneamiento contable como en el de transición al nuevo marco normativo para entidades de gobierno convergencia NICSP.
ARTÍCULO DÉCIMO. RESPONSABILIDADES: Los Jefes de Organismos a través de sus dependencias funcionales que generan, administran y/o suministran información al proceso contable, tienen la responsabilidad de velar por el cumplimiento de los lineamiento en materia contable impartidos por la Oficina de la Contaduría General del Municipio, para los registros que se deberán llevar a cabo por efecto del saneamiento contable y de transición al marco normativo para entidades de gobierno.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. INCORPORACIÓN EN EL SISTEMA FINANCIERO: Los Jefes de los Organismos a través de sus dependencias funcionales, que administran información en los diferentes módulos del Sistema de Gestión Administrativa y Financiera, realizarán las gestiones y controles que garanticen que ios registros de las actuaciones administrativas corrientes, de depuración,, de saneamiento contable y de transición al marco normativo, queden incorporados en el mismo periodo de ocurrencia y/o de emisión del acto administrativo.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. IMPLEMENTACIÓN DE CONTROLES: Los Jefes de los Organismos a través de sus dependencias funcionales que generan, administran y/o suministran información al proceso contable, deberán implementar controles y políticas administrativas que eviten la ocurrencia de las situaciones enunciadas en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016, artículo 4 del Acuerdo Municipal 0410 de 2017 y Resoluciones 357 de 2008 y 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación.
DE LA CREACIÓN DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. CREACIÓN COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE. Crease el comité de seguimiento y sostenibilidad contable de la administración central municipal, como instancia asesora de los organismos y dependencias funcionales de la administración central, en la formulación de políticas y estrategias para gestionar los riesgos de índole contable, tendientes a la generación de información contable confiable, relevante y comprensible de la entidad.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ: <Artículo modificado por el artículo 1 del Decreto 4112.010.20.0570 de 2 de octubre de 2018 de la Alcaldía de Santiago de Cali. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité de Seguimiento y Sostenibilidad Contable de la Administración Central Municipal estará conformado por:
1. El Alcalde del Municipio de Santiago de Cali o su delegado.
2. El Secretario de Infraestructura.
3. El Secretario de Vivienda.
4. El Director del Departamento Administrativo de Gestión Jurídica Pública.
5. El Director del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal.
6. El Director del Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
7. El Jefe de la Oficina de la Contaduría General del Municipio.
8. El Director de la Unidad Administrativa Especial de Bienes y Servicios.
9. El Director de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Municipales.
PARÁGRAFO 1o. El Comité será presidido por el Alcalde del Municipio de Santiago de Cali o su Delegado.
PARÁGRAFO 2o. El Secretario técnico del Comité será el Jefe de la Oficina de la Contaduría General del Municipio.
PARÁGRAFO 3o. El Director del Departamento Administrativo de Control Interno asistirá a las reuniones del Comité como invitado permanente.
PARÁGRAFO 4o. La participación de los integrantes del Comité será indelegable, salvo el Alcalde.
PARÁGRAFO 5o. A las sesiones del Comité deberá asistir obligatoriamente el secretario o director de organismo, diferentes a los que conforman el Comité, cuando se traten de temas de su competencia y su participación será indelegable.
PARÁGRAFO 6o. A las sesiones del Comité podrán asistir servidores públicos y contratistas en calidad de invitados, así como personas externas a la entidad, para los fines que el Comité considere convenientes.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. FUNCIONES DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE. Al Comité se le asignarán las siguientes funciones:
1. Realizar el seguimiento del proceso de saneamiento contable que deberán adelantar los organismos y dependencias funcionales de la administración central, durante los años 2017 y 2018, conforme a lo dispuesto en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016, artículo 4 del Acuerdo Municipal 0410, decretos reglamentarios y las normas que los modifiquen o sustituyan.
2. Evaluarlos informes para depuración de casos que correspondan a situaciones que por su complejidad no han podido ser gestionados y/o depurados por los organismos y dependencias funcionales de la administración, en el giro ordinario de sus actuaciones y competencias.
3. Asesorar y sugerir a los organismos y dependencias funcionales de la administración, la depuración de aquellas partidas de los casos que fueron presentados por los organismos y dependencias funcionales de la administración y/o Jefe de la Contaduría General del Municipio.
4. Realizar el seguimiento al proceso de transición e implementación del nuevo marco normativo para entidades de gobierno, convergencia NICSP, de conformidad con los lineamientos establecidos por ¡a Contaduría General de la Nación.
5. Asesorar y recomendar la implementación de políticas, procedimientos y estrategias, que faciliten el proceso de transición e Implementación del Marco Normativo de regulación contable, que permitan garantizar la aplicación de los elementos de control interno contable en la administración central municipal, conforme a les parámetros de la ley y las disposiciones que para el efecto expida la Contaduría General de la Nación, tendientes a la producción de información contable, confiable, relevante y comprensible.
6 Las demás que considere pertinentes conforme a su calidad de instancia asesora.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE CASOS ANTE EL COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE: El jefe de cada organismo solicitará al secretario técnico del Comité de Seguimiento y Sostenibilidad Contable, incluirlo en la agenda de la reunión, con el fin de presentar y exponer los temas sobre los que requiera asesoría por no haber podido resolver con la gestión administrativa regular. Al oficio de solicitud deberá adjuntar documento que contenga los siguientes aspectos:
1. Antecedentes del saldo objeto de depuración: Corresponde al diagnóstico del saldo que requiere ser objeto de depuración, las áreas involucradas en el proceso, la normatividad que aplica al hecho económico y el origen del saldo.
2. Situación real: Detalle del análisis realizado a la información recolectada mediante actas de entrevistas, actas de reunión, mesas de trabajo, circulares, búsqueda de documentos en los archivos y otros métodos aplicables; la conciliación de las partidas registradas en la contabilidad respecto a los soportes, los hallazgos evidenciados y las conclusiones de cada caso objeto de depuración.
3. Relación de soportes: Detallar todos los soportes obtenidos en la investigación y que respaldan el análisis realizado sobre las partidas objeto de depuración.
4. Concepto Jurídico y contable: Relación de la normatividad aplicable al hecho económico objeto de análisis y que fundamenta su depuración, así como la normatividad contable específica del tema.
5. Alternativas para la Depuración: Conforme al análisis de las situaciones presentadas en las partidas objeto de depuración y a la normatividad que le sea aplicable, presentará proyecto de las alternativas consideradas, para el descargue o incorporación de bienes, derechos u obligaciones en el Sistema de Gestión Financiero, o de las acciones a seguir en relación con el caso expuesto.
6. El documento presentado al Comité de Seguimiento y Sostenibilidad Contable deberá contener la firma del Jefe de organismo y dependencia funcional competente.
PARÁGRAFO. El jefe del organismo podrá acompañarse del personal que considere necesario para la presentación y exposición del caso ante el comité.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. ACTAS DEL COMITÉ. El acta del Comité de Seguimiento y Sostenibilidad Contable, será firmada por el Presidente y el Secretario Técnico del Comité, y deberá contener los segmentos definidos en el instructivo emitido por el proceso de gestión documental
PARÁGRAFO. Cuando no se trate alguno de los puntos del orden del día o se traten algunos distintos a los inicialmente propuestos, se dejará constancia de este hecho en la respectiva acta.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DE COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE: El secretario del comité ejercerá las siguientes funciones:
1. Preparar la agenda a tratar en las sesiones de! Comité, con los temas y documentación presentada por tos organismos y dependencias funcionales.
2. Convocar por escrito a los miembros del comité, y a los Jefes de Organismos y Dependencias Funcionales, involucrados en los temas a tratar en el Comité.
3. Verificar la asistencia previa al inicio de la sesión.
4. Determinar la necesidad de convocar a sesiones extraordinarias,
5. Elaborar el acta de cada sesión y suscribirla conjuntamente con el presidente del comité.
6. Someter a la aprobación de los asistentes el acta de la reunión anterior.
7. Las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. SESIONES. Las sesiones del comité de seguimiento y sostenibilidad contable, se clasificarán de la siguiente manera:
a) Ordinarias: El comité se reunirá trimestralmente.
b) Extraordinarias: El comité se reunirá extraordinariamente a solicitud de alguno de los miembros, o a solicitud del organismo y dependencia interesada, o cuando las circunstancias así lo ameriten.
DISPOSICIONES VARIAS
ARTÍCULO VIGÉSIMO. COMPROMISO INSTITUCIONAL Y RESPONSABILIDAD DE QUIENES EJECUTAN PROCESOS DIFERENTES AL CONTABLE. Los organismos y dependencias de la administración central que se relacionan con el proceso contable como proveedores y/o generadores de información de hechos económicos, tienen el compromiso institucional de suministrar los datos y/o incorporar registros en las bases de datos que administran, de manera oportuna, con calidad y con las características necesarias.
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. SOPORTES DOCUMENTALES. De conformidad con el Procedimiento para la evaluación del control interno contable emitido por la Contaduría General de la Nación, mediante las Resoluciones 357 de 2008, 193 de 2016 y/o normas que las modifiquen, la totalidad de las operaciones realizadas per los organismos y dependencias de la administración central, deberán estar respaldadas en documentos Idóneos que cumplan los requisitos que señale las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad, de manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria, los cuales deberán conservarse y archivarse de acuerdo con La tabla de retención documental establecida en desarrollo del sistema de control de calidad.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO. DEPURACIÓN PERMANENTE Y SOSTENIBLE. Los organismos y dependencias funcionales de la administración central, que se relacionan con el proceso contable como proveedores y/o generadores de información de hechos económicos deberán establecer como política la depuración permanente y sostenible de la información del proceso a su cargo, que garanticen que los datos contenidos en los estados financieros y/o bases de datos que administran cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, en cumplimiento al Procedimiento para la evaluación del control interno contable emitido por la Contaduría General de la Nación, mediante las Resoluciones 357 de 2008, 193 de 2016 y/o normas que La modifiquen.
ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERA: RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA. De conformidad con la Circular Conjunta 002 del 8 de marzo de 2017 de la Procuraduría General de la Nación y la Contaduría General de la Nación, constituirá falta disciplinaria gravísima al tener de lo dispuesto en el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, no adelantar el proceso de saneamiento contable en los términos de lo establecido en la Ley 1819 de 2016, las resoluciones 357 de 2008 y 193 de 2016 emitidas por la Contaduría General de la Nación y las normas que las modifiquen, sustituyan o complementen
ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. El presente Decreto rige a partir de La fecha de su publicación en el Boletín Oficial de) Municipio de Santiago de Cali, deroga el Decreto 411.0.20.0926 de diciembre 21 de 2012 y demás normas que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santiago de Cali, a los 29 días del mes de SEP del año dos mil diecisiete (2017).
MAURICE ARMITAGE CADAVID
Alcalde de Santiago de Cali
