DECRETO 4112.010.20.0753 de 2017
(noviembre 14)
Boletín Oficial No. 167. Año 2017, noviembre 17
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
Por el cual se autoriza a la secretaria de despacho de la secretaría de seguridad y justicia el uso de la firma mecánica y se informa la utilización de la misma, en la expedición de la “certificación sobre existencia y representacion legal de la
persona jurídica” en el régimen de propiedad horizontal”
EL ALCALDE DE SANTIAGO DE CALI,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Articulo 315 de la Constitución Política, en concordancia con el literal D) del artículo 29 de la ley 1551 de 2012, Articulo 12 del Decreto 2150 de 1995 y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 315 numeral 3 de la Constitución Política de 1991 en concordancia con el literal D) del artículo 29 de la Ley 1551 de 2012 prevé “...Dirigir la acción administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo...”
Que en virtud de lo contemplado en el artículo 209 de la Constitución Política y en concordancia con el Artículo 3 de la ley 1437 de 2011, las actuaciones administrativas se realizarán con fundamento en los principios de celeridad, economía, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, y que la administración municipal de Santiago de Cali se rige por estos principios.
Que la gestión pública requiere que se adopten procesos ágiles y oportunos, con el fin de brindar un nivel de eficiencia y celeridad.
Que de acuerdo con lo enunciado en el artículo 12 del Decreto 2150 del 5 de Diciembre de 1995 el cual establece: "Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico."
Que según lo dispuesto por la ley 962 de 2005 en su artículo 6: "Medios tecnológicos. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas.
Que el Decreto 019 de 2012 "Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”, especialmente en sus artículos 4, 5 y 6, establece en el artículo: 4. "celeridad en las actuaciones administrativas... las autoridades administrativas... deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que ¡os procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible". Artículo 5. "ECONOMÍA EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo.... En tal Virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas" y artículo 6. "SIMPLICIDAD DE LOS TRÁMITES. Los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que sé persigue cumplir."
Que la ley 675 de 2001 en su artículo 8 establece: "...Certificación sobre existencia y representación legal de la persona jurídica. La inscripción y posterior certificación sóbrela existencia y representación legal de las personas jurídicas a las que alude esta ley, corresponde al Alcalde Municipal o Distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto, o a la persona o entidad en quien este delegue esta facultad.
La inscripción se realizará mediante la presentación ante el funcionario o entidad competente de la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal También será objeto de inscripción la escritura de extinción de la propiedad horizontal, para efectos de certificar sobre el estado de liquidación de la persona jurídica..."
Que el Decreto Municipal Nro. 411.010.20.0032 de Enero 18 de 2017 delega a la Secretaria de Seguridad y Justicia la función consagrada en el referido artículo 8 de la ley 675 de agosto 3 de 2001.
Que en ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales.
Que existen casos de solicitudes masivas como lo son las certificaciones sobre existencia y representación legal de las personas jurídicas, donde la intervención del funcionario público aumenta el tiempo de respuesta al usuario; debido al gran volumen de documentos que se deben expedir, por esta razón se hace necesario tomar medidas como la utilización de medios mecánicos, idóneos que ofrezcan seguridad jurídica, con el fin de lograr un nivel de eficiencia y eficacia en la expedición de certificaciones de existencia y representación de las propiedades horizontales.
Que en mérito de lo expuesto:
DECRETA:
ARTÍCULO PRIMERO. AUTORIZAR el uso de la firma mecánica de la Secretaria de Despacho de la Secretaría de Seguridad y Justicia, para ser utilizada sólo en la actuación administrativa consistente en la expedición de la "certificación sobre existencia y representación legal de la persona jurídica, en el régimen de propiedad horizontal", de la cual trata el artículo 8 de la Ley 675 de 2001.
ARTÍCULO SEGUNDO. Informar que para la expedición de Certificación sobre existencia y Representación Legal de la Persona Jurídica, se utilizara la firma mecánica.
ARTÍCULO TERCERO. Las características de la firma mecánica deberán ser las mismas que se manifiesten en la firma original del presente Decreto por la Secretaria de Despacho de la Secretaría Seguridad y Justicia, la cual reposará en su Despacho bajo su cuidado.
La firma mecánica corresponderá a la reproducción fiel y exacta de la firma manuscrita que aquí se inserta:
ARTÍCULO CUARTO. PROHIBICIÓN DE UTILIZACIÓN DE LA FIRMA MECÁNICA. Queda absolutamente prohibido a los servidores públicos y contratistas de los organismos en especial los adscritos a la Secretaría de Seguridad y Justicia, utilizar la firma mecánica en aquellos documentos diferentes a los descritos en el artículo primero del presente acto administrativo o los que posteriormente sean autorizados por la Secretaria de Seguridad y Justicia.
ARTÍCULO QUINTO. Administrador; el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo designará mediante oficio el servidor público encargado de la administración de la firma mecánica, quien tendrá las siguientes funciones:
1. Velar porque los actos administrativos sí sean los autorizados para el uso de la firma mecánica.
2. Llevar un registro debidamente actualizado y detallado de los certificados sobre existencia y representación legal de la persona jurídica, suscritos a través de la firma mecánica.
3. Informar de cualquier irregularidad que se detecte con el uso de la firma mecánica, al jefe del organismo.
ARTÍCULO SEXTO. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su expedición, se publicará en el boletín oficial del Municipio de Santiago de Cali y deroga las normas que le sean contrarias.
PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Santiago de Cali a los (14) días del mes de noviembre del años dos mil diecisiete (2017).
MAURICIE ARMITAGE CADAVID
Alcalde municipio de Santiago de Cali
