DECRETO 4112.010.20.0612 DE 2018
(octubre 22)
Boletín No. 166. Año 2018, octubre 24.
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
Por el cual se ordena la adopción y aplicación de las tablas de retención documental en la Administración Central de Santiago de Cali y se deroga el Decreto 0850 del 21 de diciembre de 2004.
EL ALCALDE DE SANTIAGO DE CALI,
en ejercicio de sus atribuciones Constitucionales y Legales, en especial las conferidas en el Artículo 315 de la Carta Política, en concordancia con el artículo 29 de la Ley 1551 de 2012, artículo 10 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación y,
CONSIDERANDO
Que la Ley 594 del 14 de julio del 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", establece las reglas y principios generales de la función archivística en Colombia.
Que la reglamentación de la precitada ley se hace mediante Acuerdos del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en uso de las facultades otorgadas en la Ley 80 de 1989, "por el cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones" entre las cuales está la de fijar políticas y reglamentos para garantizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación.
Que para lograr la unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, se creó el Sistema Nacional de Archivo conformado por los Consejos Departamentales y Municipales.
Que mediante comunicación de enero 26 de 2004 emitida por la Secretaría Ejecutiva del Consejo Departamental de Archivos se notificó a la Alcaldía de Santiago de Cali la aprobación de la Tabla de Retención Documental, mediante Acuerdo No. 007 del 22 de diciembre del 2003." Por el cual se aprueba la tabla de retención documental presentada por la Administración Central Municipal".
Que el Decreto compilatorio 1080 de 2015 crea los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos como instancias responsables de: articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios, estableciendo entre sus funciones la evaluación de Tablas de Retención Documental de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su jurisdicción.
El Artículo 2.8.2.1.7. Del Decreto en mención indica: "De los Consejos Territoriales de Archivos. A nivel territorial, las autoridades competentes en los departamentos y distritos deberán crear Consejos Departamentales y Distritales de Archivos como instancias responsables de articular y promover el desarrollo de la función archivística en sus respectivos territorios".
Que el Decreto compilatorio 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" establece dentro de sus entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de Cultura al Archivo General de la Nación como establecimiento público.
Que la Administración Central de Santiago de Cali requiere actualizar las Tablas de Retención Documental (TRD), atendiendo el Decreto 411.0.20.0516 del 28 de septiembre de 2016 donde se modificó la estructura orgánica funcional.
Que mediante Decreto 4112.010.20.0035 de enero 19 de 2017 "por el cual se actualiza la conformación del Comité Interno de Archivo del Municipio de Santiago de Cali, de conformidad con la nueva estructura para la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, establecida por el Decreto Extraordinario No. 411.0.20.0516 de 2016", el cual tiene entre sus funciones, aprobar la Tabla de Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali y enviarlas al Consejo Departamental de Archivos para su convalidación y posterior envío al Archivo General de la Nación, para su registro.
Que mediante Acta No. 4137.030.1.15.001 del 19 de enero de 2018 en reunión ordinaria el Comité Interno de Archivo aprobó la actualización de la Tabla de Retención Documental de la Administración Central de Santiago de Cali.
Que la Administración Central de Santiago de Cali, presentó sus Tablas de Retención Documental al Consejo Departamental de Archivo para su respectiva convalidación mediante Radicado No. 201841370300000141 del 14 de febrero de 2018.
Que en vista que el Consejo Departamental de archivo no emitió concepto para su respectiva convalidación, se procede a dar cumplimiento del Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 "Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental" emanado por el Archivo General de la Nación en su artículo 10 numeral e) indica que; "Transcurridos noventa (90) días, desde la presentación de las TRD o TVD, a los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación, sin que dichas instancias se hayan pronunciado, la entidad podrá proceder a su inmediata implementación".
Que una vez convalidada la Tabla de Retención Documental de la Administración Central de Santiago de Cali, se debe divulgar ante los servidores públicos y contratistas de la Entidad, para garantizar su aplicación de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 004 del 15 de marzo del 2013.
Por lo anterior,
DECRETA
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el ajuste y aplicación de la Tabla de Retención Documental aprobada por el Comité Interno de Archivo mediante Acta No. 4137.030.1.15.001 del 19 de enero de 2018 toda vez que se ha superado el plazo descrito por el Acuerdo 004 del 1.5 de marzo de 2013 del Archivo General de la Nación para el pronunciamiento por parte del Consejo Departamental de Archivos.
ARTÍCULO SEGUNDO. Ordenar la difusión de la aplicación de la Tabla de Retención Documental, a todos los servidores públicos de la Administración Central Municipal.
PARÁGRAFO PRIMERO. El Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional de la Alcaldía, a través de la Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental es el Organismo responsable de la elaboración de los instructivos para la adopción, difusión, normalización y organización de los archivos de gestión, así como de la preparación de las transferencias documentales al Archivo Central e Histórico de la Administración Central.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Departamento Administrativo de Desarrollo e Innovación Institucional establecerá el cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental.
PARÁGRAFO TERCERO. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan de su aplicación, seguimiento o de la solicitud de los Organismos que conforman la Administración Central, deberán radicarse para su evaluación y aprobación ante el Comité Interno de Archivo de la Entidad.
ARTÍCULO TERCERO. CONTROL Y VIGILANCIA. Los Directores, Secretarios de Despacho, Jefes de unidad de Apoyo a la Gestión y Servidores Públicos de nivel equivalente de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, velarán por el cumplimiento de la aplicación de la Tabla de Retención Documental.
PARÁGRAFO PRIMERO. Corresponde al Comité Interno de Archivo de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, adelantar las acciones de prevención a que hubiere lugar en la aplicación de la Tabla de Retención Documental vigente, ajustada y aprobada conforme con el Decreto 411.0.20.0516 del 28 de septiembre de 2016.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El Comité Interno de Archivo y el Departamento Administrativo de Control Interno, son responsables de ejercer la vigilancia e inspección en la aplicación de las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de Informes ante el Sistema Nacional de Archivos y los Organismos de Control del Estado.
ARTÍCULO CUARTO. Deróguese el Decreto número 0850 del 21 de diciembre de 2004 y todas las demás normas que le sean contrarias.
ARTÍCULO QUINTO. El presente Decreto rige a partir de su publicación en el Boletín Oficial del Municipio de Santiago de Cali.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santiago de Cali, a los veintidós días del mes de octubre de dos mil dieciocho.
MAURICE ARMITAGE CADAVID
Alcalde de Santiago de Cali.
