DECRETO 4110.20.0261 DE 2016
(mayo 3)
Boletín Oficial No. 72. Año 2016, mayo 3
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
Por el cual se adopta el manual de administración de los bienes muebles y automotores del municipio de Santiago de Cali y se dictan otras disposiciones.
EL ALCALDE DE SANTIAGO DE CALI,
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los artículos 209 y 315 de la Constitución Política, la Ley 136 de 1994 modificada por la Ley 1551 de 2012, Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998, la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, en especial el Decreto 1082 de 2015, Ley 1437 de 2011, y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrollan con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, economía y celeridad, imparcialidad y publicidad.
Que de conformidad con el artículo 315 de la Constitución Política, son entre otras atribuciones del Alcalde, cumplir y hacer cumplir la Constitución, la Ley, dirigir la acción administrativa y asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestación de servicios a su cargo.
Que la gestión administrativa debe realizarse bajo la estrategia de eficiencia institucional para que el Municipio de Santiago de Cali cumpla sus funciones con la mayor efectividad y el menor costo posible, optimizando la asignación y ejecución del gasto público dentro de un escenario de recursos limitados.
Que los recursos físicos públicos tienen como fin, la utilidad común para lograr la adecuada prestación de los servicios y para poder ejecutar apropiadamente los procesos y procedimientos a cargo de esta Entidad, y para el cumplimiento de su objeto Misional.
Que el artículo 1 del Decreto 1537 de 2001, "Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado", estipula que: "las Entidades y Organismos del Estado implementarán acciones para el desarrollo racional de su gestión. Para tal efecto, identificarán los procesos institucionales, de tal manera que la gestión de las diferentes dependencias de la organización, se desarrollen articuladamente en torno a dichos procesos, los cuales se racionalizarán cuando sea necesario".
Que el art. 2 de la ley 87/93, consagra que son objetivos del sistema de Control Interno, entre otros, proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; velar porque la entidad disponga de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
Que el artículo 4 de la Ley 42 de 1993, establece: "El control fiscal es una función pública la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles".
Que en razón a la responsabilidad Constitucional y legal establecida en el artículo 269 de la Constitución Política y la Ley 87 de 1993, es obligación de las Entidades Públicas, diseñar y aplicar procedimientos que optimicen el manejo de los recursos, que se constituirán en una herramienta fundamental para la toma de decisiones administrativas sobre el particular; así como implementar sus propios métodos, procedimientos y Manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar sus actividades.
Que el Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación, expidieron la Circular Conjunta 02 del 16 de diciembre de 2003, sobre deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes, donde señalaron: "Todas las entidades en desarrollo de su gestión fiscal, tienen la obligación legal de implementar mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control de los fondos y bienes públicos asignados, sin perjuicio de la competencia del órgano de control fiscal, a fin de prever el daño o pérdida patrimonial, por acción u omisión. En ese orden de ideas, resulta prioritario el establecimiento de controles internos necesarios que impidan o por lo menos minimicen los riesgos sobre sus activos. Se debe por tanto establecer entre otros, un sistema efectivo de control de inventarios, el cual periódicamente debe ser revisado, exigir a quienes tienen a cargo el manejo de bienes o fondos, la constitución de pólizas de acuerdo con el artículo 107 de la ley 42 de 1993, así como la actualización de la información sobre el estado de los activos que conforman su patrimonio personal. Igualmente, el diseño de actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes para la ejecución de la reclamación, las cuales deben contener, entre otras:
- La identificación completa de los bienes.
- El valor en libros y,
- La persona que está a cargo de los mismos.
- Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a causas Naturales".
Que la misma Circular Conjunta de la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación previenen a los Servidores Públicos sobre la responsabilidad que se derivaría en su contra por detrimento del patrimonio público como consecuencia de la pérdida, daño o deterioro de bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones, por causas diferentes al desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja.
Que la Ley 42 de 1993, en el artículo 107, dispone: "Los órganos de control fiscal verificarán que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores cuando las circunstancias lo ameriten".
Que los bienes que las entidades de derecho público manejen en desarrollo de sus funciones, tienen el carácter de patrimonio público y por tanto la responsabilidad sobre su administración debe estar plenamente definida.
Que es pertinente adoptar un Manual que establezca el marco metodológico, normativo, de trámite y procedimientos para la administración, clasificación, registro y revelación de los bienes de propiedad del Municipio de Santiago de Cali, que se enmarque dentro de estas directrices, pero que a su vez pueda aplicarse a las condiciones estructurales de la Entidad.
Que la Dirección de Desarrollo Administrativo ha elaborado el documento intitulado, "Manual de Administración de los Bienes Muebles y Automotores del Municipio Santiago de Cali", como una herramienta que se pone a disposición de los funcionarios y contratistas para la administración de los Bienes Muebles, haciendo parte de los propósitos del Municipio en la adopción del Modelo de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, dando continuidad con el proceso de depuración, en pro de mejorar la información contable en especial lo relacionado con la administración de los Bienes Muebles de propiedad del Municipio de Santiago de Cali
Que el departamento Administrativo de Planeación Municipal mediante comunicación de marzo 14 de 2016, informa que el documento antes citado cumple con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad y por lo tanto fue validado e incorporado en el MOP de la Entidad con fecha de entrada en vigencia 10 de marzo de 2016.
Que la Ley 298 de 1996, "Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia", crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y el Decreto 143 de 2004, modifica la estructura de la Contaduría General de la Nación y se determinan las funciones de sus dependencias, otorgándole entre otras: uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley.
Que mediante Resolución 354 de 2007; emitida por la Contaduría General de la Nación (modificada por la Resolución 237 de 2010) por la se adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, conformado por el Plan General de Contabilidad Publica contenido en la Resolución 355 de 2007 y el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública mediante Resolución 356 de 2007.
Que el artículo 7 de la Ley 610 de 2000, dispuso: "Pérdida, daño o deterioro de bienes. En los casos de pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables…".
Que es necesario definir los diferentes procesos y procedimientos para un adecuado manejo, control, clasificación, registro y revelación de recursos físicos de la Entidad
Que en mérito de lo expuesto, el Alcalde de Santiago de Cali,
DECRETA
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el, "Manual de Administración de los Bienes Muebles y Automotores del Municipio de Santiago de Cali", contenido en el anexo que hace parte integral del presente decreto.
ARTÍCULO SEGUNDO. El presente decreto se aplica a los Servidores Públicos y particulares cualquiera que sea su vinculación con el Municipio y que tengan bajo su responsabilidad el manejo, guarda, cuidado y uso de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali.
ARTÍCULO TERCERO. El Manual que se adopta mediante el presente decreto, da cumplimiento a los lineamientos previstos en la Circular conjunta 02 del 16 de diciembre de 2003, emitida por el Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación, estableciendo entre otro un sistema efectivo de control y de responsabilidades en el manejo de los Bienes Muebles y Automotores del Municipio,
ARTÍCULO CUARTO. Corresponde al Comité de Comunicación Organizacional, adelantar estrategias de comunicación y sensibilización para la implementación del Manual de Administración de los Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali, en coordinación con la Dirección de Desarrollo Administrativo.
ARTÍCULO QUINTO. Derogatorias. Deróguense los actos administrativos y la normatividad que le sea contraria en especial los Decretos 2229 de 1997, 238, 166 y 165 de 1999.
ARTÍCULO SEXTO. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Boletín Oficial del Municipio de Santiago de Cali.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santiago de Cali a los tres (3) del mes de mayo de dos mil dieciséis (2016).
HUGO JAVIER BUITRAGO MADRID
Director Desarrollo Administrativo
MAURICE ARMITAGE CADAVID
Alcalde de Santiago de Cali
