DECRETO No. 4112.010.20.0223 DE 2021
(abril 27)
Boletín Oficial No. 63. Año 2021, abril 27
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
Por medio del cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación - SIC en la Alcaldía de Santiago de Cali
El ALCALDE DE SANTIAGO DE CALI,
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 6 del artículo 315 de la Carta Política, en concordancia con el artículo 91 de la Ley 136 de 1994, modificado por el artículo 29 de la Ley 1551 de 2012 y el Decreto Extraordinario No. 411.0.020.0516 del 28 de septiembre de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política, en sus artículos 2,8,15,20 y 23 establece que el Estado tiene la obligación de proteger el patrimonio documental, garantizar la eficiencia de los principios de la administración pública, posibilitar el cumplimiento de los derechos fundamentales de los ciudadanos, dentro de los cuales se encuentra el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos.
Que la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” define en su artículo 3 que la gestión documental es: “el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
¡Que el artículo 4 ibidem, establece los principios generales que rigen la función archivística, e indica en el literal a) que el objetivo esencial de los archivos es la disposición de la documentación organizada, de modo que la información institucional! Sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Que los artículos 11 y 12 ibidem, establecen la obligación en cabeza del Estado respecto a la. Creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, así como la normatividad archivística. De igual modo,
Se establece que la administración pública es responsable de la gestión de los documentas y de la administración de sus archivos.
Que la, ley 594 de 2000 dispone en su artículo 46 que la administración pública deberá implementar un sistema integrado de conservación -SIC- en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Que el Sistema Integrado de Conservación -SIC- es un documento mediante el cual se pretende garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independiente del soporte, medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando sus atributos como: unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad aplicable a toda la información en la Alcaldía de Santiago de Cali, durante el ciclo vital, desde su producción, durante su gestión y su disposición final conforme con la valoración asignada en las Tablas de Retención Documental -TRD- y Tabla de Valoración Documental -TVD- de la entidad.
Que el Decreto 1080 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" establece en el artículo No. 2.8.2.5.6 que las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, cuyos componentes sean los siguientes:
a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte
c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
Que la Circular Externa N.o 001 de 2014, expedida por el Archivo General de la Nación, reitera que, tanto las entidades públicas como aquellas entidades privadas que cumplen funciones públicas del orden nacional y territorial, tienen la obligación de dar cumplí- miento ja las disposiciones contenidas en la Ley 594 de 2000, el Decreto 2578 de 2012, el Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013, normas relacionadas con la formulación de la política de archivo del Estado.
Que el Acuerdo 006 de 2014 expedido por el Archivo General de la Nación dispone que los componentes del Sistema Integrado de Conservación -SIC- son los siguientes:
a) Plan de Conservación Documental -PCD-: aplica a documentos de archivos creados en medios físicos y/o análogos.
b) Plan de Preservación Digital a Largo Plazo -PPDLP-: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.
Que, en consecuencia, de lo anterior, el Consejo Superior de Desarrollo Administrativo Aprobó el Sistema Integrado de Conservación -SIC-, en reunión del 31 de enero del 2020 mediante Acta No. 4137.020.1.5.02.
Que, en mérito de lo expuesto,
DECRETA
ARTÍCULO PRIMERO. ADOPCIÓN. Adoptar el Sistema Integrado de Conservación SIC-, aprobado por el Consejo Superior de Desarrollo Administrativo, mediante Acta No. 4137.020.1.5.02 desde enero de 2020.
ARTÍCULO SEGUNDO. IMPLEMENTACIÓN. Implementar el Sistema Integrado de Conservación -SIC-, mediante el cual se pretende garantizar la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independiente del soporte, medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando sus atributos como: unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad aplicable a toda la información en la Alcaldía de Santiago de Cali, durante el ciclo vital, desde su'' producción, durante su gestión y su disposición final, conforme la valoración asignada en las Tablas de Retención Documental -TRD-, y Tabla de Valoración Documental TVD-, de la entidad.
ARTÍCULO TERCERO. INCORPORACIÓN. Incorporar el documento anexo técnico (versión 1) código MAGT04.03.18.P03.DM01, denominado “SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN SIC” como parte integral de este Decreto.
ARTÍCULO CUARTO. MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN. El Sistema Integrado de Conservación -SIC- que se adopta mediante el presente Decreto podrá ser modificado y actualizado, de conformidad con las disposiciones legales vigentes en la materia.
ARTÍCULO QUINTO. Este Decreto rige a partir de su publicación en el boletín oficial del Distrito de Santiago de Cali, y deroga las demás normas que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Santiago de Cali, a los veintisiete (27) días del mes de abril del año dos mil veintiuno (2021).
JORGE IVÁN OSPINA GÓMEZ
Alcalde de Santiago de Cali.
