DECRETO 4110.20.0080 DE 2016
(febrero 17)
Boletín Oficial No. 29. Año 2016, febrero 18
ALCALDÍA DE SANTIAGO DE CALI
Por medio del cual se crea y conforma el comité administrador de bienes muebles del municipio de Santiago de Cali y se dictan otras disposiciones.
EL ALCALDE DE SANTIAGO DE CALI,
en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial de las conferidas por los artículos 209 y 315 de la Constitución Nacional, el artículo 90 de la Ley 136 de 1994 modificado por el artículo 29 de la Ley 1551 de 2012, la Ley 489 de 1998 y el Decreto 1737 de 1998 y,
CONSIDERANDO
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración.
Que de conformidad con el artículo 315 de la Constitución Política, son, entre otras, atribuciones del Alcalde del Municipio, cumplir y hacer cumplir la Constitución, la ley, las ordenanzas y los acuerdos del Concejo y dirigir la acción administrativa asegurando el cumplimiento de las funciones y la prestación de los servicios a su cargo.
Que los artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998, "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones", facultan a los representantes legales de las entidades púbicas para crear y organizar comités internos de trabajo con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de la entidad.
Que de conformidad con lo señalado en la Ley 87 de 1993 el Control Interno se cumplirá mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, así como de manuales de funciones y procedimientos, buscando como objetivos primordiales proteger los recursos de la organización y su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecte.
Los recursos físicos públicos tienen como fin, la utilidad común, es por ello que el manejo de los bienes debe ser en pro del Desarrollo Social bajo los criterios de eficiencia, eficacia y economía, por lo que resulta necesario para la administración Municipal, crear el Comité de Administración de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali.
Que en aras del principio de transparencia se hace necesario crear el Comité Administrador de Bienes Muebles, Inventarios, Bajas y Altas de Bienes del Municipio de Santiago de Cali; definir el proceso para retirar del inventario de la Entidad los Bienes Muebles que se encuentren en estado inservibles, obsoletos y vencidos para darlos de baja, así como de los usados buenos que no necesita el Municipio en ninguna de sus dependencias para transferirlos a título gratuito a otras Entidades Públicas; y definir los diferentes procesos y procedimientos para un adecuado manejo, control, clasificación, registro y revelación de recursos físicos de la Entidad. Que el Departamento Administrativo de Planeación, mediante Oficio con Orfeo No. 2016412220002074 del 25 de enero de 2016, dio visto bueno al contenido del proyecto de Decreto "Por medio del cual se crea y conforma el Comité Administrador de bienes muebles, inventarios, bajas y altas de bienes del Municipio de Santiago de Cali y se dictan otras disposiciones", en los siguientes términos:" por cuanto se encuentra articulado al MOP a través del Subproceso Administración de Bienes Inmuebles, Muebles y Automotores- MAJA01.03. el cual a su vez cuenta con 3 subprocesos que se encuentran actualizados y han sido validados por éste Departamento Administrativo…"
Que en mérito de lo expuesto,
DECRETA
ARTÍCULO PRIMERO. Créase al interior del Municipio de Santiago de Cali, el Comité Administrador de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali.
ARTÍCULO SEGUNDO. Objeto: El Comité de Administración de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali, actúa como órgano de consulta, estudio, análisis, recomendación de políticas y toma de decisiones en materia de bienes muebles, inventarios, bajas y altas.
ARTÍCULO TERCERO. Conformación: El Comité de Administración de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali, estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:
1- El Director de Desarrollo Administrativo, quien lo presidirá, o su delegado.
2- El Secretario General, o su delegado.
3- El Jefe de la Oficina Jurídica, o su delegado.
4- El Director del Departamento Administrativo de Planeación Municipal, o su delegado,
5- El Subdirector de Recurso Físico y Bienes Inmuebles.
6- El Contador del Municipio, quien asistirá con voz pero sin voto.
7- El Director de la dependencia consultante, quien asistirá a las reuniones con
8- Un Profesional Universitario adscrito a la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles, designado por el Subdirector, quien concurrirá a las sesiones con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO PRIMERO. La Secretaría Técnica permanente del Comité de Administración de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali, estará a cargo del Subdirector de Recurso Físico y Bienes Inmuebles.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando los temas a tratar en las sesiones del Comité lo requieran, podrán participar en calidad de invitados los funcionarios y particulares que determine el Presidente de este órgano.
ARTÍCULO CUARTO.- RESPONSABILIDADES: El Comité de Administración de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali, tendrá las siguientes responsabilidades
a) Recomendar sobre las políticas y lineamientos que deban adoptarse para la enajenación de bienes muebles no necesarios para el funcionamiento de las dependencias del Municipio de Santiago de Cali.
b) Propender por el efectivo control de los procesos de saneamiento administrativo y jurisdiccional de los muebles de propiedad del Municipio de Santiago de Cali.
c) Atender las consultas que le formule la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles sobre las decisiones que esta dependencia debe adoptar en los temas de compras, ventas, comodatos, participaciones económicas y, en general, todo lo que haga referencia a las decisiones sobre bienes muebles.
d) Dar cumplimiento al Decreto 1510 de 2013 y las normas que lo adicionen, o modifiquen en lo que tiene que ver con los bienes muebles.
e) Con fundamento en la solicitud de baja formulada por el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios y el informe de verificación del estado de los mismos, recomendar sobre la baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables en la entidad. Para tal efecto, se tendrán en cuenta factores tales como: resultado de la evaluación costo/beneficio, valor de mantenimiento, costo de almacenaje, concepto técnico si es del caso, nivel de uso, tecnología, estado actual y funcionalidad entre otros.
f) Verificar la existencia de la certificación del Contador de la entidad, en donde se indique el valor en libros de los bienes que se requieren dar de baja, con sus respectivas depreciaciones.
g) Inspeccionar físicamente la cantidad y estado de los bienes y verificar su registro en el software de inventarios y los registros en los libros contables.
h) Proponer sobre el destino final y el procedimiento a emplear con los bienes que se den de baja, definiendo si es conveniente su permuta, enajenación, transferencia a otra entidad pública a título gratuito, destrucción, incineración, desmantelamiento, u otra alternativa con observancia de los procedimientos para cada opción aprobados, previo el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en el Decreto 1068 de 2015, (Articulo 108 del decreto 1510 de 2013).
i) Solicitar el avalúo definitivo de los bienes muebles no sujetos a registro y el avalúo de los bienes muebles sujetos a registro pertenecientes al grupo de Equipos de transporte, tracción y elevación al Ministerio del Transporte.
j) Analizar las características y comportamientos de los bienes de la Entidad y demás factores que considere necesarios, para determinar la reclasificación de bienes de propiedad, planta y equipo (Devolutivos) a consumo o consumo controlado, y sobre los bienes recibidos en donaciones, convenios o permutas cuando a ello haya lugar.
k) Emitir concepto y proponer los ajustes y decisiones administrativas necesarias, sobre las actuaciones que se deben tomar frente a los elementos faltantes y sobrantes tanto de consumo como devolutivos o de consumo controlado, que se produzcan como consecuencia, de las tomas físicas que realiza periódicamente el Grupo de Almacén e Inventarios, cuando a ello haya lugar.
l) Propender que los planes de trabajo establecidos por el almacén y el área de inventarios se esté cumpliendo y que los mismos permitan mantener actualizados los diferentes inventarios de la Entidad.
m) Recomendar la baja de los inventarios de los elementos que se encuentren en estado inservibles, obsoletos o vencidos, previa verificación que se encuentren incluidos en las agrupaciones contables a los que correspondan según su naturaleza, que estén debidamente codificados con el catálogo de las Naciones Unidas UNSPSC, que cuenten con la placa, serial, costo histórico, depreciación acumulada, saldo en libros, estado de conservación, entidad que los tiene amparados y además recomendar el destino final de cada bien a dar de baja.
n) Emitir concepto y proponer los ajustes necesarios sobre las decisiones que se deben tomar frente a faltantes o sobrantes de inventario y sobre los bienes que están inservibles, obsoletos o vencidos pero que no tienen número de inventario, ni serie, ni identificación alguna.
ARTÍCULO QUINTO. Sesiones y Decisiones: El Comité de Administración de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali, sesionará con un mínimo de la tercera parte de sus miembros permanentes y las decisiones se adoptarán con la mitad más uno de los integrantes del comité.
ARTÍCULO SEXTO. Reuniones: El Comité de Administración de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Cali, fijará su propio plan de reuniones y sesionará por convocatoria del Subdirector(a) de Recurso Físico y Bienes Inmuebles.
ARTÍCULO SÉPTIMO. Información de los Casos a Tratar: La información de los asuntos que se llevarán al Comité, será remitida con la debida anticipación por la dependencia que conozca del tema al Secretario del Comité, anexando los antecedentes, análisis del tema y las alternativas de solución en cada caso concreto.
ARTÍCULO OCTAVO. El presente decreto rige a partir de su publicación en el Boletín Oficial del Municipio de Santiago de Cali y deroga todas las normas que le sean contrarias.
Dado en Santiago de Cali, a los (17) del mes de febrero Dos Mil Dieciséis (2016).
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
MAURICE ARMITAGE CADAVID
Alcalde de Santiago de Cali
